Conceptos sobre el análisis de
sistemas
1. COMO ASUMIR EL PAPEL DEL ANALISTA DE SISTEMAS.
a) LA INFORMACIÓN COMO UN RECURSO DE LAS
ORGANIZACIONES.
Las organizaciones han reconocido, desde hace mucho, la
importancia de administrar recursos
principales tales como la mano de obra y las materias primas. La
información se ha colocado en un lugar
adecuado como recurso principal.
Los tomadores de decisiones están comenzando a
comprender que la información no es sólo un
subproducto de la conducción, sino que a la vez alimenta a
los negocios y
puede ser el factor crítico para la determinación
del éxito o
fracaso de éstos.
Manejo de la información como
recurso.
Para maximizar la utilidad de la
información, un negocio la debe manejar correctamente tal
como maneja los demás recursos. Los administradores
necesitan comprender que hay costos asociados
con la producción, distribución, seguridad,
almacenamiento y
recuperación de toda información. Aunque la
información se encuentra a nuestro alrededor ésta
no es gratis, y su uso es estratégico para posicionar la
competitividad
de un negocio.
Manejo de la información generada por computadora.
El manejo de información generada por computadora
difiere en forma significativa del manejo de datos producidos
manualmente. Por lo general, hay mayor cantidad de
información de computadora a administrar. El costo de
organizarla y mantenerla puede crecer a tasas alarmantes, y los
usuarios frecuentemente la tratan menos escépticamente que
la información obtenida por otras vías.
b) CONCEPTOS DE ANÁLISIS Y DISEÑO DE
SISTEMAS.
Los sistemas de
información son desarrollados con propósitos
diferentes dependiendo de las necesidades del negocio. Los
sistemas de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en
inglés)
funcionan al nivel operacional de la
organización, los sistemas de automatización de oficina (OAS por
sus siglas en inglés) y los sistemas de trabajo de
conocimiento
(KWS por sus siglas en inglés) que dan cabida al trabajo a
nivel de conocimiento.
Los sistemas de más alto nivel incluyen a los
sistemas de apoyo a decisiones (DSS por sus siglas en
inglés) así como a los sistemas de
información gerencial (MIS por sus siglas en
inglés). Los sistemas
expertos aplican la experiencia de los tomadores de
decisiones para resolver problemas
específicos estructurados. Al nivel estratégico de
la
administración encontramos sistemas de apoyo a
ejecutivos (ESS por sus siglas en inglés) y los sistemas
de apoyo a decisiones de grupo (GDSS
por sus siglas en inglés) ayudan a la toma de
decisiones al mismo nivel, en una forma sin estructura o
semiestructurada.
Sistemas de procesamiento de
transacciones.
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son
sistemas de información computarizados desarrollados para
procesar gran cantidad de transacciones rutinarias de los
negocios. Los TPS eliminan el tedio de las
transacciones operacionales necesarias y reducen el tiempo que
alguna vez se requirió para ejecutarlas manualmente,
aunque la gente todavía debe alimentar datos a los
sistemas computarizados.
Sistemas de automatización de oficina y
sistemas de manejo de conocimiento.
Al nivel de conocimiento de la organización hay dos clases de sistemas.
Los sistemas de automatización de oficina (OAS) que dan
soporte a los trabajadores de datos, quienes, por lo general, no
crean un nuevo conocimiento sino que usan la información
para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna
forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la
organización y algunas veces más allá de
ella. Los sistemas de manejo de conocimiento (KWS) dan soporte a
los trabajadores profesionales, tales como científicos,
ingenieros y doctores, les ayudan a crear un nuevo conocimiento
que contribuya a la organización o a toda la sociedad.
Sistemas de información
gerencial.
Los sistemas de información gerencial (MIS) no
reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, sino
que todos los MIS incluyen procesamiento de transacciones. Los
MIS son sistemas de información computarizada que trabajan
debido a la interacción resuelta entre gentes y
computadoras.
Requieren que las gentes, el software (programas de
computadora) y el hardware (computadoras,
impresoras,
etc.) trabajen al unísono. Los sistemas de
información dan soporte a un espectro más amplio de
tareas organizacionales que los sistemas de procesamiento de
transacciones, incluyendo el análisis de decisiones y la toma de
decisiones.
Sistemas de apoyo a decisiones.
Una clase de
más alto nivel en los sistemas de información
computarizada son los sistemas de apoyo a decisiones (DSS). El
DSS es similar al sistema de
información gerencial tradicional en que ambos
dependen de una base de datos
como fuente. Un sistema de apoyo
a decisiones se aparta del sistema de información
gerencial tradicional en que enfatiza el apoyo a la toma de
decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual
todavía es del dominio del
tomador de decisiones.
Sistemas expertos e inteligencia
artificial.
La inteligencia
artificial (AI por sus siglas en inglés) puede ser
considerada la meta de los
sistemas expertos. Los sistemas expertos son un caso muy especial
de un sistema de información, cuyo uso ha sido factible
para los negocios a partir de la reciente y amplia disponibilidad
de hardware y software. Un sistema experto (también
llamado un sistema basado en conocimiento) captura en forma
efectiva y usa el
conocimiento de un experto para resolver un problema
particular experimentado en una organización. Observe que
a diferencia del DSS, que deja la decisión final al
tomador de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor
solución a un problema o a una clase específica de
problemas.
Sistemas de apoyo a decisiones de
grupo.
Cuando los grupos necesitan
trabajar juntos para tomar decisiones semiestructuradas o sin
estructura, un sistema de apoyo a decisiones de grupo puede
plantear una solución. Los sistemas de apoyo a decisiones
de grupo (GDSS) son usados en cuartos especiales, equipados en
varias configuraciones diferentes, que permiten que los miembros
del grupo interactúen con apoyo electrónico,
frecuentemente en forma de software especializado y con una
persona que
dé facilidades al grupo. Los sistemas para decisiones de
grupo están orientados para reunir a un grupo, a fin de
que resuelva un problema con la ayuda de varios apoyos como
votaciones, cuestionarios, aportación de ideas y
creación de escenarios.
Sistemas de apoyo a ejecutivos.
Cuando los ejecutivos se acercan a la
computadora, frecuentemente están buscando formas que
les ayuden a tomar decisiones a nivel estratégico. Un
sistema de apoyo a ejecutivos (ESS) ayuda a éstos, para
organizar sus interacciones con el ambiente
externo, proporcionando apoyo de graficos y comunicaciones
en lugares accesibles tales como salas de juntas u oficinas
personales corporativas.
La necesidad del análisis y
diseño de sistemas.
El análisis y diseño de
sistemas, tal como es ejecutado por los analistas de
sistemas, busca analizar sistemáticamente la entrada de
datos o el
flujo de datos, el proceso o
transformación de los datos, el almacenamiento de
datos y la salida de información dentro del contexto de un
negocio particular. Además, el diseño
y análisis de sistemas es usado para analizar,
diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de los
negocios que pueden ser logradas por medio del uso de sistemas de
información computarizados. La instalación de un
sistema sin la planeación
adecuada lleva a grandes frustraciones, y frecuentemente causa
que el sistema deje de ser usado.
Usuarios finales.
Cualquiera que interactúe con un sistema de
información en el contexto de su trabajo en la
organización puede ser llamado un usuario
final. A lo largo de los años se han hecho borrosas las
distinciones entre usuarios. Además, cualquier
categoría de usuarios empleada no debe ser vista como
excluyente. Sin importar cómo se hayan clasificado los
usuarios finales, un hecho es pertinente al analista de sistemas:
el involucramiento del usuario a lo largo del proyecto, es
crítico para el desarrollo
exitoso de los sistemas de información computarizados. Los
analistas de sistemas, cuyos papeles dentro de la
organización se tratan a continuación, son el otro
componente esencial para el desarrollo de sistemas de
información.
c) EL PAPEL DE EL ANALISTA DE SISTEMAS
El analista de sistemas como
consultor.
El analista de sistemas frecuentemente actúa como
consultor y, por lo tanto, puede ser contratado
específicamente para que se encargue de los asuntos de los
sistemas de información dentro de un negocio. Esto puede
ser una ventaja, debido a que los consultores externos pueden
llevar con ellos una perspectiva fresca que no poseen otros
miembros de la organización. Pero también puede
decirse que los analistas externos están en desventaja,
debido a que la verdadera cultura
organizacional nunca puede ser conocida por un
extraño.
El analista de sistemas como experto de
soporte.
Otro papel que tal vez requiera desarrollar es el de
experto de soporte en un negocio donde se está empleado
regularmente en alguna actividad de sistemas. En este papel el
analista se apoya en su experiencia profesional relacionada con
el hardware y
software de
computadora y
su uso en el negocio. Este trabajo frecuentemente no es un
proyecto de sistema completo, sino solamente pequeñas
modificaciones o decisiones que afectan a un solo
departamento.
El analista de sistemas como agente de cambio.
El papel más comprensivo y responsable que toma
un analista de sistemas es el de agente de cambio, ya sea interno
o externo al negocio. Como analista se es un agente de cambio
cada vez que se ejecuta cualquiera de las actividades del
ciclo de vida
del desarrollo de sistemas (tratado en la siguiente
sección) y se está presente en el negocio por un
periodo extendido (desde dos semanas hasta más de un
año). Un agente de cambio puede ser definido como una
persona que
sirve de catalizador para el cambio, desarrolla un plan para el
cambio y trabaja junto con otros para facilitar ese
cambio.
d) EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE
SISTEMAS.
